Vereinbarungen im Ehrenamt der Deutschen Rheuma-Liga Nordrhein-Westfalen e.V.

Vereinbarung für ehrenamtliche Tätigkeit

Die RL NRW stützt ihre Arbeit auf einen Ehrenamtskodex, der die Umsetzung eines Ehrenamtes in der Gemeinschaft beschreibt. Wir handeln nach diesen Grundsätzen:

• Wir setzen uns solidarisch, respekt- und verantwortungsvoll für Menschen mit rheumatischen Erkrankungen ein. Der Ehrenamtskodex ist das Herzstück unseres gemeinsamen Wirkens und ein Leitfaden für unser tägliches Handeln.
• Wir stehen füreinander ein und unterstützen uns gegenseitig. Die Bedürfnisse und Anliegen der Betroffenen stehen im Mittelpunkt unseres Engagements. Wir fördern ein solidarisches Miteinander.
• Wir begegnen allen Menschen mit Respekt, Offenheit und Toleranz. Unterschiedliche Meinungen und Erfahrungen werden wertgeschätzt. Diskriminierung, Ausgrenzung oder respektloses Verhalten werden nicht toleriert.
• Wir nehmen unsere Aufgaben gewissenhaft wahr und halten Zusagen ein. Verantwortung und Verlässlichkeit sind die Grundlage unseres Handelns.
• Wir arbeiten vertrauensvoll und teamorientiert zusammen, wir unterstützen uns gegenseitig und pflegen eine offene und transparente Kommunikation. Konflikte sprechen wir an und lösen sie gemeinsam.
• Wir handeln integer, ehrlich und im Einklang mit den Werten der RL NRW als Patientenorganisation. Als Ehrenamtliche sind wir Vorbilder und tragen zu einer positiven Wahrnehmung in der Öffentlichkeit bei. 
• Vertrauliche Informationen, insbesondere personenbezogene und gesundheitsbezogene Daten, werden von uns streng geschützt und nicht an Unbefugte oder Dritte weitergegeben. Die Arbeit unseres Verbandes unterliegt den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung. 
• Wir sind bereit, uns stetig fortzubilden, um den Anforderungen an das Ehrenamt gerecht zu werden. 

Datenschutz und Verschwiegenheit:

Ein wesentlicher Aspekt der Arbeit im Ehrenamt ist das Bewusstsein, dass personen- und gesundheitsbezogene Daten streng vertraulich zu behandeln sind und die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung gelten und einzuhalten sind. Ein Verstoß dagegen kann zum sofortigen Entzug der ehrenamtlichen Tätigkeit und zum Ausschluss aus der Organisation führen. 

 Der/die Ehrenamtliche verpflichtet sich daher, über folgende Sachverhalte Stillschweigen zu bewahren:

• Personenbezogene und gesundheitsbezogene Daten von Mitgliedern, Patientinnen und Teilnehmerinnen
• Jedes Dokument, das als „vertraulich“ oder „nur für internen Gebrauch“ gekennzeichnet ist. 

Des Weiteren sind personenbezogene Daten nur im Rahmen der organisatorischen Verpflichtungen aus dem Ehrenamt zu verarbeiten und zu erfassen. Eine Weitergabe dieser Daten darf nur an berechtigte Personen innerhalb der RL NRW erfolgen.

Jedwede weitere Nutzung von E-Mailkontakten oder Mobilnummern für private Informationen müssen von den Betroffenen Mitgliedern autorisiert werden. 

Die RL NRW stellt für die Aufgaben im Ehrenamt eine technische Ausstattung zur Verfügung. Es sind geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen, um unbefugten Zugriff Dritter darauf zu verhindern. 

Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit gilt auch über das Ende des Ehrenamtes hinaus. 

Die/der Ehrenamtliche verpflichtet sich, bei der Nutzung sozialer Medien im Auftrag der RL NRW

• die Werte und Ziele der Rheuma-Liga NRW zu respektieren und zu vertreten, 
• respektvoll und sachlich zu kommunizieren und sich von beleidigenden, diskriminierenden oder unangemessenen Äußerungen zu distanzieren
• bei Unsicherheiten im Umgang mit Social Media die Rücksprache der Geschäftsstelle der RL NRW zu suchen

IT-Ausstattung und -Nutzung: 

Die Rheuma-Liga NRW stellt bei Bedarf IT-Geräte (z. B. Laptop, Tablet, Smartphone), sowie Zugang zu digitalen Plattformen und Diensten zur Verfügung. Der/die Ehrenamtliche verpflichtet sich, diese ausschließlich für ihre ehrenamtlichen Tätigkeiten zu verwenden. Bei Nutzung eines eigenen Computers ist sicherzustellen, dass die Daten in der Cloud der RL NRW passwortgeschützt abgelegt werden. 

Im Einzelnen ist daher sicherzustellen, dass

• alle Daten der RL NRW vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind
• starke Passwörter zu verwenden und regelmäßig zu aktualisieren sind
• Sicherheitsupdates und Virenschutzprogramme auf privaten Geräten zu installieren und aktuell zu halten sind
• keine Daten der RL NRW auf privaten Cloud-Diensten oder unsicheren Speichermedien abgelegt werden
• ein Verlust oder Diebstahl unverzüglich der Geschäftsstelle der RL NRW gemeldet wird.
• bei Beendigung des Ehrenamts alle IT-Geräte inklusive gespeicherter Daten unverzüglich an die Geschäftsstelle der RL-NRW zurückzugeben sind und von privaten Geräten jedwede Datenspeicherung zu löschen ist.

Die Nutzung von E-Mail-Diensten der RL NRW erfolgt ausschließlich für die ehrenamtliche Tätigkeit. Bei Nutzung privater E-Mail-Konten für ehrenamtliche Aufgaben sind alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Öffentlichkeitsarbeit und Social-Media Regelungen: 

Der/die Ehrenamtliche erklärt sich grundsätzlich damit einverstanden, dass im Rahmen ihrer Tätigkeit angefertigte Fotos, Videos oder Tonaufnahmen, auf denen sie abgebildet oder zu hören sind, von der Rheuma-Liga NRW für folgende Zwecke genutzt werden dürfen:

• Veröffentlichungen auf den offiziellen Social-Media-Kanälen der Rheuma-Liga NRW (z. B. Instagram, Facebook, LinkedIn, YouTube)
• Nutzung auf der Website und im Newsletter der Rheuma-Liga NRW
• Verwendung in Printmedien wie Flyern, Broschüren und Berichten. Die Einwilligung kann jederzeit schriftlich widerrufen werden. Ein Widerruf gilt nur für zukünftige Veröffentlichungen.

Ein Widerspruch gegen eine Nutzung ist direkt nach dem Entstehen eines Mediums gegenüber der Geschäftsstelle der RL NRW einzureichen. 

Fortbildung und Qualifikation: 

Die RL NRW fördert die Tätigkeit im Ehrenamt, indem sie vielfältige Fortbildungsangebote vorhält, die zum Ziel haben, die Ehrenamtlichen in ihrem Engagement zu stärken. Durch die regelmäßige Teilnahme an kostenlosen Fortbildungsangeboten wird zudem der Wertschätzung für die ehrenamtliche Tätigkeit Rechnung getragen. 

Um ein qualifiziertes Ehrenamt sicherzustellen, wird die Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen vorausgesetzt.

Reisekosten und ggf. weitere Aufwendungen werden erstattet. 

Versicherungen

Im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit sind Ehrenamtliche über die RL NRW  unfall-, haftpflicht- und dienstreiseversichert.

Kostenerstattung

Ehrenamtliche Tätigkeit ist grundsätzlich freiwillig, unentgeltlich und uneigennützig. Es besteht jedoch Anspruch auf Erstattung von Kosten, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit entstehen.

Zertifizierung

Auf Wunsch wird ein Nachweis ausgestellt, der über Art und Umfang der ehrenamtlichen Arbeit, im Verband erlangte Fortbildungen sowie fachliches Profil Auskunft gibt.

Ende der ehrenamtlichen Tätigkeit

Die RL NRW kann die Vereinbarung jederzeit widerrufen. Eine einseitige Kündigung durch die Ehrenamtliche oder den Ehrenamtlichen ist ohne Einhaltung einer Frist möglich. Bei Beendigung des Ehrenamtes muss die weitere Erledigung der Aufgaben sichergestellt werden. Dazu zählt, dass Unterlagen und Eigentum der Deutsche Rheuma-Liga NRW e.V. zeitnah zu übergeben sind.